Tổ chức đại hội cổ đông là sự kiện rất có ý nghĩa đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Để có một đại hội diễn ra suôn sẻ thì các công ty cần chú ý tới một vài điều. Cụ thể những lưu ý này là gì thì hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé.

Tổ chức đại hội cổ đông là gì?

Đại hội cổ đông là một cuộc họp dành cho các quyền cổ đông trong một công ty cổ phần. Cuộc họp quan trọng này nhằm tổng kết tình hình hoạt động kinh doanh, giải quyết các vấn đề liên quan đến đường lối phát triển, biểu quyết về chiến lược cùng kế hoạch hoạt động trong tương lai. Sự kiện cũng có thể diễn ra để bầu lại Chủ tịch hội đồng quản trị khi chủ tịch cũ hết nhiệm kỳ.

Cuộc họp cổ đông thường diễn ra mỗi năm 1 lần hoặc bất thường theo quyết định của hội đồng quản trị. Các buổi đại hội cổ đông được xem là sự kiện quan trọng bậc nhất. Đây là dịp đặc biệt để các quyền cổ đông có thể trao đổi trực tiếp mọi vấn đề kinh doanh với những lãnh đạo cấp cao. Do đó, buổi đại hội này cần được chuẩn bị thật chi tiết và chu đáo.

Tổ chức họp đại hội cổ đông thường niên

Một số lưu ý khi tổ chức đại hội cổ đông thường niên

1. Thẩm quyền triệu tập họp đại hội cổ đông và thời điểm tổ chức

Chủ tịch Hội đồng quản trị là người có quyền quyết định triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định của Hội đồng quản trị hoặc theo yêu cầu của cổ đông/ nhóm cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần có thời hạn liên tục ít nhất là 6 tháng. 

Đối với đại hội cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần, sự kiện sẽ được tổ chức trong thời hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Thời hạn để tiến hành cuộc họp đại hội đồng cổ đông có thể được gia hạn theo đề nghị trực tiếp của Hội đồng quản trị, nhưng không quá 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính (cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền gia hạn).

2. Địa điểm tổ chức cuộc họp đại hội cổ đông thường niên

Có thể lựa chọn bất kỳ địa điểm nào ở trên lãnh thổ Việt Nam để tổ chức. Trường hợp cuộc họp được tổ chức đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau thì địa điểm họp Hội đồng quản trị được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn những trung tâm sự kiện có không gian sang trọng, sức chứa phù hợp, vị trí thuận tiện và đầy đủ dịch vụ để tổ chức buổi họp này.

>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức đại hội cổ đông lý tưởng tại Hà Nội

Lựa chọn những Trung tâm, hội nghị chuyên nghiệp, có sức chứa lớn cho các buổi họp đại hội cổ đông 

3. Điều kiện tổ chức đại hội cổ đông thường niên

Cuộc họp được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết. Tỷ lệ chi tiết do Điều lệ công ty quy định.

Trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành thì trong thời hạn 30 ngày sau đó, nếu Điều lệ công ty không quy định khác, Hội đồng quản trị phải triệu tập cuộc họp lần hai.

Trong trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác thì phải triệu tập cuộc họp cổ đông lần thứ ba.

Trường hợp này, đại hội cổ đông sẽ được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của những cổ đông dự họp.

Các bước tổ chức đại hội cổ đông

Thời điểm này, nhiều doanh nghiệp đang bước vào "mùa đại hội đồng cổ đông". Do vậy, họ ráo riết tìm kiếm địa điểm, chuẩn bị các khâu để tiến hành cuộc họp. Chủ tịch hội đồng quản trị chịu trách nhiệm điều khiển cuộc họp hoặc ủy quyền cho người chuẩn bị theo các bước:

1. Lên danh sách cho cuộc họp

Đầu tiên hãy lên danh sách những người dự họp một cách chi tiết nhất. Danh sách này cần phải hoàn thành sớm hơn ít nhất 30 ngày hoặc một khoảng thời gian nhất định theo quy định của công ty trước khi cuộc họp cổ đông diễn ra.

2. Thông báo cuộc họp

Sau khi có danh sách và thời gian tổ chức, hãy tiến hành khâu thông báo cho từng cổ đông hoặc các ủy viên của hội đồng quản trị về thông tin cụ thể. Thông báo này tới từng cổ đông phải được thực hiện muộn nhất là 7 ngày trước ngày khai mạc. Trong trường hợp cuộc họp là bất thường thì thời gian thông báo không được quy định cụ thể. Tuy nhiên, thời hạn lý tưởng sẽ là 10 ngày trước khai mạc.

>> Xem thêm: Lưu ý khi tổ chức hội thảo, hội nghị

3. Lên chương trình

Tiếp theo là công đoạn lên chương trình chi tiết cho cuộc họp các cổ đông. Bản chi tiết này phải được gửi trước cho các bên liên quan. Họ có thể có những phản hồi của mình về chương trình. Sau khi ghi nhận, chương trình sẽ được điều chỉnh và tiếp tục gửi lại một lần nữa.

4. Bước chuẩn bị tài liệu

Đồng thời cùng bước lên chương trình là chuẩn bị những tài liệu cơ sở cho từng vấn đề. Tài liệu này bao gồm đẩy đủ thông tin cần thiết và phải được gửi cho những người liên quan muộn nhất là 1 tuần trước ngày khai mạc đại hội cổ đông.

Chuẩn bị tài liệu cho buổi họp đại hội cổ đông 

5. Bố trí điều kiện cho cuộc họp

Khi tổ chức họp cổ đông, cần chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và nước uống cho các bên tham gia, đặc biệt là đối với những cuộc họp có thời gian kéo dài.

>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức workshop, hội thảo

Tea-Break là điều không thể thiếu trong các buổi họp thời lượng dài

Vừa rồi là một số lưu ý về tổ chức đại hội cổ đông theo đúng quy định. Các bạn hãy tham khảo để có thể tổ chức một cuộc họp thật suôn sẻ nhé. Nếu đang muốn tìm kiếm một địa điểm tổ chức hiện đại, sang trọng trong không gian, chỉn chu trong dịch vụ hãy tham khảo ngay:

Star Galaxy – Trung tâm hội nghị - sự kiện - tiệc cưới tại Hà Nội

Hotline: 091 666 1581

Email: marketing2@stargalaxy.vn