Tùy nhu cầu hoạt động, mục đích khác nhau, các doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân đều có thể tổ chức hội thảo, hội nghị. Để buổi hội thảo, hội nghị diễn ra thành công, đơn vị hay cá nhân tổ chức phải có kinh nghiệm trong việc tổ chức. Hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ thêm đến các bạn về tổ chức hội thảo, tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tại Star Galaxy Hà Nội nhé.
[caption id="attachment_1666" align="aligncenter" width="830"]
Tổ chức hội thảo bộ tài chính[/caption]
Thế nào là tổ chức hội thảo, hội nghị?
Hội thảo, hội nghị thường là các cuộc gặp gỡ lớn để thảo luận, nghị luận nhiều vấn đề. Đây cũng có thể là những buổi gặp mặt thường xuyên của doanh nghiệp, khách hàng để duy trì những mối quan hệ. Tổ chức hội thảo, hội nghị là lên kế hoạch mọi công việc cho buổi sự kiện. Các hoạt động chính trong hội thảo, hội nghị là thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc cũng có thể là chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Những lần tổ chức hội nghị sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty.
4 hình thức tổ chức hội thảo, hội nghị thường có tại Star Galaxy
Hội thảo khoa học
Đây là những buổi hội thảo của cơ quan, tổ chức nhà nước hoặc các tổ chức nghiên cứu khoa học. Loại hình thức này thường không có sự quảng bá doanh nghiệp mà sự chia sẻ nhiều hơn. Buổi hội thảo này nhằm để thảo luận công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại đây, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn.
[caption id="attachment_1664" align="aligncenter" width="830"]
Tổ chức hội thảo quy mô nhỏ[/caption]
Workshop
Đây là một hình thức hội thảo, hội nghị có mục đích chính là chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,.. Loại hội thảo, hội nghị này thường sẽ đi kèm với sự quảng bá thêm cho dịch vụ của các doanh nghiệp. Một buổi workshop thường có quy mô không lớn, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.
Buổi hội thảo tập huấn
Tập huấn cũng là một loại hội thảo có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Các buổi tập huấn thường có nội dung xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên. Những buổi tập huấn thường được duy trì nhằm nâng cao kiến thức kinh nghiệm cho công nhân viên.
Hội thảo, hội nghị chuyên đề
Hội thảo chuyên đề là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và thường có một vài diễn giả. Những vấn đề thảo luận ở đây thường có tính chất chuyên nghiệp và chuyên môn cao. Tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên đề có thể diễn ra trong vòng nhiều ngày.
Chọn địa điểm tổ chức hội thảo, tổ chức hội nghị như thế nào cho chuyên nghiệp?
Để tổ chức thành công, việc chọn địa điểm là rất quan trọng. Bạn cần phải hiểu rõ mục đích, quy mô buổi hội thảo để chọn địa điểm. Nếu như một hội thảo lớn cần tổ chức tại các trung tâm hội nghị hay khách sạn. Một buổi workshop chia sẻ nhỏ thân mật thì quán cafe có không gian là địa điểm lý tưởng. Hãy dự trù chuẩn xác số lượng thành viên tham gia để buổi hội thảo, hội nghị không bị thừa hay thiếu chỗ. Điều này cũng làm cho không khí của buổi hội thảo tăng lên, không bị loãng.
[caption id="attachment_1662" align="aligncenter" width="830"]
Star Galaxy tổ chức hội thảo hội nghị chuyên nghiệp[/caption]
Ngoài ra địa điểm tổ chức cũng cần kiểm tra trước về cơ sở vật chất. Địa điểm tổ chức có đủ trang thiết bị cho bạn tổ chức hay không. Địa điểm có bị ồn ào trong quá trình tổ chức hay không; sân khẩu, âm thanh ánh sáng có sẵn sàng để đáp ứng?
Star Galaxy Hà Nội - Địa điểm tuyệt vời để tổ chức hội thảo, hội nghị
Hiện nay có nhiều địa điểm có thể
tổ chức hội nghị, hội thảo. Tuy nhiên không phải nơi nào cũng tuyệt vời cho bạn. Nếu bạn đang băn khoăn, Star Galaxy là địa điểm đáng để bạn chọn lựa.
Ưu đãi tổ chức hội thảo, hội nghị tại Star Galaxy năm 2020
- Tặng 01 led sảnh đón và 05 led lưới ngoài sảnh chào.
- Tặng 01 Voucher trị giá 5.000.000 vnđ cho tổ chức tiệc lần tiếp theo.
- Sảnh tiệc Ball Room đẳng cấp, linh hoạt với sức chứa từ 30 - 450 khách
- Không gian nhà hát sang trọng, sân khấu bán nguyệt duy nhất, là địa điểm lý tưởng cho những sự kiện đẳng cấp.
- Kiến trúc phong cách Châu Âu là nơi tuyệt vời để thể hiện ý tưởng sáng tạo độc đáo
- Hệ thống màn hình LED, âm thanh ánh sáng tân tiến và sắc nét, tạo tương tác sống động.
- Ẩm thực tiệc đặc sắc, biến tấu đa dạng với nguyên liệu cao cấp.
- Đội ngũ tư vấn và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tâm huyết.
- Vị trí thuận tiện, khu vực giữ xe rộng rãi, sức chứa lớn.
Tại sao khách hàng luôn yêu quý chọn Star Galaxy để tổ chức hội thảo, hội nghị?
[caption id="attachment_1663" align="aligncenter" width="830"]
Star Galaxy - Tổ chức hội nghị[/caption]
Tại Star Galaxy, chúng tôi quan niệm thành công của hội thảo, hội nghị chính là thành công của chúng tôi. Ngoài ra, thông qua kinh nghiệm tổ chức, các mối quan hệ gắn bó với mạng lưới các nhà cung cấp dịch vụ, Star Galaxy ngày càng khẳng định vị thế vị trí dẫn đầu trong mảng dịch vụ tổ chức đặc thù này.
Với định hướng phát triển bền vững, cùng với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Chúng tôi cam kết sẽ cung cấp các giải pháp sáng tạo nhằm đem lại kết quả hoàn hảo cho sự kiện.
[video width="1920" height="1080" mp4="https://stargalaxy.vn/wp-content/uploads/2019/05/Star-Galaxy-_-Full-Dịch-vụ-Full-HD.mp4"][/video]
5 bước quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị tại Star Galaxy
Xác định chủ đề hội thảo của bạn
Để buổi hội thảo thành công, đạt được mục đích đề ra, bạn cần phải xác định rõ ràng chủ đề buổi hội thảo sắp tới. Đây sẽ là cơ sở để bạn có thể xây dựng nội dung tổ chức hội thảo. Ngoài ra bạn cũng cần lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.
[caption id="attachment_1661" align="aligncenter" width="830"]
Tea break buổi hội nghị[/caption]
Lập kế hoạch chi tiết để tổ chức sự kiện
Bạn cần lập kế hoạch chi tiết những mục sau:
- Mục đích tổ chức, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
- Nội dung chính của hội thảo
- Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo (Tham khảo Star Galaxy nhé)
- Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
- Đơn vị nào tổ chức hội thảo?
- Lên danh sách khách mời và gửi giấy mời
- Chương trình của hội thảo gồm những mục cụ thể gì?
Chuẩn bị trước sự kiện
Trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo bạn cần phải chuẩn bị những công việc sau:
- Chuẩn bị không gian tổ chức, sân khấu và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
- Có cần tea-break, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón khách mời không?
- Tiến hành truyền thông cho sự kiện
- In ấn tài liệu trước khi buổi hội thảo diễn ra
- Phát thư mời cho khách mời, yêu cầu xác nhận tham gia nếu cần thiết
Tổ chức hội thảo
Đến lúc này chúng ta chỉ cần đón tiếp khách mời, điều phối nội dung buổi hội thảo, hội nghị đúng kế hoạch đề ra.
Kết thúc buổi hội thảo
Cuối cùng chúng ta kết thúc buổi hội thảo, tặng quà và chụp ảnh lưu niệm. Sau cùng, hãy tổng kết biên bản và các ý kiến đóng góp trong quá trình buổi hội thảo diễn ra.
Một số lưu ý khác khi tổ chức hội nghị, hội thảo
Tại Star Galaxy, chúng tôi đã tổ chức hàng trăm buổi hội thảo hội nghị mỗi năm. Chính vì vậy, chúng tôi đã rút ra nhiều lưu ý để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công. Hãy cùng xem những lưu ý này nhé!
[caption id="attachment_1660" align="aligncenter" width="830"]
Sảnh đón tiếp tổ chức hội thảo, hội nghị[/caption]
Hãy mời diễn giả, khách mời là chuyên gia
Tất cả buổi hội thảo, hội nghị đều cố gắng làm điều này. Chuyên gia sẽ thu hút khách mời, tạo sự tin tưởng cho buổi hội thảo. Ngoài ra điều này cũng có lợi cho hoạt động truyền thống và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. Hãy cố gắng mời những người nổi tiếng trong lĩnh vực của bạn. Tuy nhiên, ban tổ chức cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng cho chuyên gia.
Đẩy mạnh truyền thông cho sự kiện
Truyền thông là thứ quan trọng góp phần cho buổi hội thảo thành công. Chọn thời gian bắt đầu hợp lý không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện. Ngoài ra cũng không truyền thông quá muộn vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Bạn nên bắt đầu truyền thông từ 1 – 2 tuần trước sự kiện. Ngoài ra bạn hãy sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.
Hãy thu thập thông tin khách mời
Việc thu thập thông tin nhằm tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. Các hình thức lấy thông tin như điền form online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên hoặc điền phiếu đăng ký nhận quà...
Chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín.
Việc tổ chức các buổi hội thảo hội nghị không thực sự dễ dàng như bạn tưởng. Chính vì vậy để buổi hội thảo, hội nghị thành công cần đơn vị tổ chức chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm. Nếu bạn vẫn chưa tìm được đơn vị uy tín, hoặc cần tư vấn thêm địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị hãy liên hệ với chúng tôi nhé. Chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn!
NHÀ HÁT & TỔ CHỨC SỰ KIỆN STAR GALAXY
87 Láng Hạ – Thành Công – Ba Đình – Hà Nội
Hotline: 024 3664 6969 – 091 666 1581
Email: marketing1@stargalaxy.vn
