Làm thế nào để tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới ý nghĩa, ấn tượng giữa vô vàn sản phẩm được ra mắt mỗi ngày? Đây chắc hẳn là niềm mong muốn cũng là mục tiêu cao nhất của đội ngũ sự kiện mỗi doanh nghiệp. Để bạn có thể hiểu rõ hơn về quy trình chuẩn bị cho buổi ra mắt, Star Galaxy xin cung cấp cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới cho doanh nghiệp một cách chi tiết dưới đây.
YÊU CẦU CHUNG VỀ HỘI THẢO GIỚI THIỆU SẢN PHẨM MỚI
Mỗi doanh nghiệp khi ra mắt sản phẩm, dịch vụ, chương trình mới thường có nhu cầu tổ chức hội thảo, họp báo để giới thiệu và quảng bá. Nhìn chung, tùy vào nhu cầu và kinh phí, ban tổ chức có thể xác định tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới dưới nhiều quy mô và hình thức khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì một quy trình được xem là hoàn thiện bao giờ cũng cần đảm bảo:
+ Chú trọng đến phản ứng của khách hàng bằng cách thu hút sự chú ý tự nhiên nhất, khơi gợi nhu cầu, sự hiếu kỳ của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo các khâu tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới có tính chặt chẽ, hiệu quả và chuyên nghiệp.
+ Phân công, phối hợp nguồn lực con người một cách nhịp nhàng, ăn ý để chương trình diễn ra suôn sẻ và hạn chế rủi ro.
>> Xem thêm: Lưu ý khi tổ chức hội thảo, hội nghị
CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ KHI TỔ CHỨC HỘI THẢO GIỚI THIỆU SẢN PHẨM
Tổ chức một hội thảo giới thiệu sản phẩm là công việc đòi hỏi sự bao quát cao độ, tốt hơn hết doanh nghiệp nên tham khảo kế hoạch, kinh nghiệm của đơn vị hoặc trung tâm cho thuê địa điểm tổ chức hội thảo.
1. Lập kế hoạch tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm
Không có một cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp nào mà thiếu đi công tác lập kế hoạch tổ chức kỹ lưỡng. Các công việc bạn cần quan tâm trong quá trình lập kế hoạch chu đáo bao gồm:
- Xác định thời gian tổ chức: Việc sớm xác định thời gian giúp bạn mau chóng xây dựng được kế hoạch tổ chức.
- Dự trù kinh phí: Hãy lên chi tiết tất cả hạng mục cần chi tiêu.
- Lên kịch bản chương trình hội thảo giới thiệu sản phẩm: Bạn hãy xây dựng chương trình thật cụ thể và đầy đủ.
- Lập ban tổ chức: Việc này giúp phân công công việc, trách nhiệm cho từng thành viên/ nhóm trong ban tổ chức theo từng hạng mục riêng:
+ Thuê phòng sự kiện đảm bảo phù hợp với số lượng khách tham dự, vị trí thuận tiện, không gian sang trọng, đảm bảo yếu tố âm thanh – ánh sáng, lên thực đơn teabreak hoặc tiệc gala…
+ Liên hệ các nhà cung cấp MC, lễ tân, PG cho sự kiện…
+ Chuẩn bị giấy mời, tài liệu, ấn phẩm truyền thông được thiết kế hình thức, nội dung theo đúng chủ đề hội thảo.
+ Liên hệ các cơ quan báo chí, truyền thông sẽ tác nghiệp, đưa tin sự kiện.
+ Tiếp đón khách mời, hướng dẫn, tặng quà, sắp xếp phương tiện đi lại cho khách ở xa…
+ Điều phối và giám sát toàn bộ sự kiện xuyên suốt một cách trơn tru, suôn sẻ.
2. Tiến hành tổ chức hội thảo ra mắt sản phẩm mới
Trước hội thảo
- Setup sân khấu, chạy thử âm thanh, ánh sáng, màn chiếu/ màn LED tại địa điểm;
- Setup khu vực trưng bày, giới thiệu sản phẩm;
- Chuẩn bị quà tặng cho khách hàng, setup bàn tiếp đón;
- Setup banner, standee, trang trí hội trường;
- Setup khu vực cho quay phim, chụp hình;
- Sắp xếp lễ tân đón khách tại sảnh, hướng dẫn khách vào khu vực hội thảo.
Trong quá trình diễn ra
- Tiến hành tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm theo đúng kịch bản;
- Nhân sự điều phối, giám sát có mặt tại sự kiện 24/24 để điều hành và xử lý sự cố kịp thời;
- Bố trí thư ký phụ trách ghi âm, biên tập để làm báo cáo sau hội thảo
- Bố trí nhân sự phụ trách các công việc sau bế mạc: Tặng quà cho khách, thanh toán các khoản tiền…
3. Công tác sau khi sự kiện kết thúc
Khách mời, diễn giả sẽ đánh giá rất cao khi một bức thư của bạn được gửi đến họ để bày tỏ lời cảm ơn. Bên cạnh đó, hãy nhớ xin đánh giá của họ về buổi hội thảo.
Ngoài ra, đừng quên công tác đánh giá chất lượng, hiệu quả sau khi chương trình kết thúc. Ban tổ chức nên cùng lập một bản tổng kết, báo cáo về buổi hội thảo, thực trạng điều đã làm được và việc còn chưa đạt kết quả như ý mong muốn để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức workshop, hội thảo
CÁCH TỔ CHỨC GIỚI THIỆU SẢN PHẨM ẤN TƯỢNG
1. “Trăm thấy không bằng một thử”
Không chỉ giới thiệu bằng hình ảnh, clip, hãy giúp khách hàng của bạn cảm nhận chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng những trải nghiệm thực tế ngay tại hội thảo. Một buổi tư vấn miễn phí các vấn đề làm đẹp hay trực tiếp học thử một bài giảng… sẽ là bằng chứng thuyết phục nhất, khiến khách hàng tin tưởng lựa chọn.
2. Khách mời
Khách mời là yếu tố vô cùng quan trọng. Họ góp phần rất lớn trong việc thu hút người tham dự đến với hội thảo của bạn. Hãy mời diễn giả nổi tiếng, ca sĩ, nghệ sĩ hay những người có tầm ảnh hưởng trong ngành. Đây là cách trực tiếp giúp chương trình của bạn trở nên đáng tin cậy và ấn tượng hơn.
3. Tâm lý ai cũng muốn là người may mắn
Bốc thăm may mắn cũng là một trong những cách tổ chức độc đáo được áp dụng. Giải thưởng chính là những sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Nó không chỉ thu hút, góp phần giới thiệu sản phẩm để khách hàng có cơ hội dùng thử. Sau đó, họ còn tiếp tục giới thiệu đến những người họ quen biết, tạo hiệu ứng lan truyền.
BÁO GIÁ PHÒNG TỔ CHỨC HỘI THẢO HÀ NỘI
Với vị trí đắc địa – không gian sang trọng – ẩm thực hảo hạng – phục vụ chuyên nghiệp, chắc chắn Star Galaxy sẽ là lựa chọn tuyệt vời giúp doanh nghiệp, công ty của bạn có một buổi ra mắt thật đặc biệt, ghi lại dấu ấn khó quên trong lòng đối tác, khách mời.
Star Galaxy – Trung tâm hội nghị – sự kiện – tiệc cưới tại Hà Nội
Hotline: 091 666 1581
Email: marketing2@stargalaxy.vn